Proyecto y gestión de proyectos son dos conceptos que se encuentran relacionados entre sí, el primero trata de que se puedan llegar a ejecutar una serie de actividades relacionadas en un determinado tiempo, bajo especificaciones determinadas. Por otra parte, la gestión de proyectos es una estructura de planeación, organización y control que se diseña de forma temporal, para satisfacer los requisitos de cada etapa del proyecto que están orientados hacia los aspectos técnicos, de costo y tiempo.
Diferentes tipos de proyectos
Pueden existir diferentes tipos de proyectos y pueden ser de acuerdo con su dimensión, interés y enfoques;
Si nos referimos a su dimensión pueden ser proyectos grandes o pequeños, asociados con los montos de dinero a invertir.
Se clasifican por su interés de acuerdo a si los proyectos son mundial, regional, del país, de una organización o personales.
En cuanto su enfoque puede ser públicos o privados. Si se orienta al ámbito público su objetivo será resolver alguna necesidad básica o social, si se orienta al ámbito privado su objetivo será crear utilidades.
Definición y características de un proyecto
El término proyecto es definido por Cerda (2013) como:
El vocablo, proveniente del latín proiectus, se compone del prefijo pro, que significa entre muchas cosas hacia adelante o hacia el futuro, e edictus (participio pasado del verbo latino lacere, que se traduce por lanzar o arrojar). O sea, cuando decimos que somos un proyecto, significa que estamos lanzados hacia delante o estamos abiertos al futuro (p.7).
Por otra parte, Baca (2013) describe el proyecto “como un plan al que, si se le asignan un determinado monto de capital y se le proporcionan insumos de varios tipos, podrá producir un bien o servicio útil a la sociedad” (p.1).
Las características de un proyecto según Torres y Torres (2014) conlleva lo siguiente:
- Tiene un objetivo singular que se puede o no alcanzar
- Tiene características específicas que lo hacen único y singular
- Tiene un inicio y un final determinados, es decir, es temporal y su duración puede ser muy corta o de ser de largo alcance en el tiempo
- Tiene asignación de recursos humanos, materiales y financieros para todo su ciclo de vida.
- Tiene roles de equipo que hacen al proyecto sinérgico (p.14).
Definición gestión de proyecto
Es así como el proyecto es un proceso en el cual se organizan las ideas y recursos de forma sistemática y que tiene como finalidad alcanzar los objetivos propuestos para la organización en un determinado tiempo, por lo tanto, están sujetos a un ciclo de vida determinado, desde su etapa inicial hasta su cierre y es durante todas estas fases que se requiere de una administración eficiente para poder cumplir con las expectativas del propietario en cuanto a lo técnico, tiempo y costo de ejecución.
Los objetivos de la gestión de proyectos consisten en, cumplir con los requerimientos técnicos, que se ejecute en el tiempo establecido y bajo el presupuesto asignado.
Según Torres y Torres (2014) la gestión o administración de proyectos “es una parte de la administración enfocada al desarrollo de actividades secuencialmente organizadas para la obtención de un producto, servicio o resultado” (p.9).
La gestión de proyectos es conocida por proponer objetivos, los cuales se desean alcanzar o lograr en un determinado tiempo, a través de una serie de actividades que puedan conducir hacia el éxito de esos objetivos, es también, conocida la administración como una metodología, usada por diferentes tipos de instituciones, ya sean del sector público y privado.
La importancia de la gestión de proyectos
La administración, toma elementos que contribuyen a su ejecución como ser: utilizar el recurso humano competente, desarrollar una comunicación efectiva en toda la organización, proporcionar un balance entre los intereses de los involucrados y adoptar conocimientos para luego ser aplicados. Por lo cual la administración de proyectos hace referencia a la planeación, organización y control de los recursos y actividades que existen dentro de un proyecto, teniendo como finalidad alcanzar la máxima eficiencia en la gestión.
Según lo destaca Gómez, Cervantes y González (2012) “para medir el éxito de un proyecto se toma en cuenta que los objetivos planteados se logren en el tiempo previsto y con el presupuesto asignado” (p.7).
En ese sentido la gestión de un proyecto no es una tarea fácil, cada proyecto tiene características propias, siendo necesario una gestión equilibrada identificando las tareas urgentes y las importantes, además se requiere de una constante medición entre lo planificado y lo ejecutado tratando que se vaya cumpliendo lo previsto o en todo caso, que se acerque lo más posible.
Implementar una gestión de proyectos adecuada es navegar con una brújula, es decir se convierte en una guía que trae como consecuencia aumentar las posibilidades de éxito, al identificar oportunamente los factores de riesgo, de igual forma trae consigo mejorar la eficiencia y la eficacia en el uso de los recursos lo que se traduce en una mayor rentabilidad para el inversionista.
Por último, se debe de tener presente que durante la gestión de proyectos pueden surgir situaciones adversas, por lo cual se requiere realizar adecuaciones al proceso planificación y es ahí donde obtener buenos resultados depende en gran medida del conocimiento, las técnicas empleadas y la experiencia del administrador de proyectos.